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Código de Ética y Conducta
Código de Ética y Conducta
The Place S.A. de C.V.
1. INTRODUCCIÓN Y OBJETIVO 1
2. ALCANCE 3
3. NUESTROS VALORES Y PRINCIPIOS 3
4. COMPORTAMIENTO ILEGAL O ANTIÉTICO 4
4.1. CONFLICTO DE INTERESES 4
4.2. CORRUPCIÓN 5
4.3. ARMAS, DROGAS Y BEBIDAS ALCOHÓLICAS 6
4.4. DISCRIMINACIÓN, ACOSO Y BULLYING 6
5. PRINCIPIOS Y REGLAS ÉTICAS FUNDAMENTALES 7
5.1. DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS 7
5.2. RESPONSABILIDADES DEL EMPLEADO 7
5.2.1. PRINCIPIOS GENERALES 7
5.2.2. RELACIONES CON CLIENTES Y USUARIOS 8
5.2.3. RELACIONES CON INVERSIONISTAS Y ACREEDORES 8
5.2.4. RELACIONES CON PARTES RELACIONADAS 8
5.2.5. RELACIONES CON EL SECTOR PÚBLICO 9
5.2.6. RELACIONES CON MEDIOS, REDES SOCIALES Y PRENSA 9
5.2.7. RELACIONES CON LA COMUNIDAD Y EL MEDIO AMBIENTE 10
5.3. TRATAMIENTO DE EMPLEADOS 10
5.4. POLÍTICAS DE INDEPENDENCIA 10
5.5. CONFIDENCIALIDAD 11
5.6. CUMPLIMIENTO CON LA LEY 12
5.8. PREVENCIÓN LP/FT 13
5.9. PREVENCIÓN DE OTROS DELITOS 13
5.10. RECURSOS INFORMÁTICOS Y DE COMUNICACIÓN 13
5.11. USO Y PROTECCIÓN DE ACTIVOS 14
5.12. INFORMACIÓN PRIVILEGIADA 15
6. SANCIONES DISCIPLINARIAS 15
7. QUEJAS 15
8. MODIFICACIONES Y EXCEPCIONES AL CÓDIGO 16
9. REGISTRO DE CAMBIOS 18
ANEXO I - DECLARACIÓN DE LECTURA Y ACEPTACIÓN 19
1. INTRODUCCIÓN Y OBJETIVO
Este Código constituye un marco de referencia para unificar criterios de conducta que nos permiten optimizar nuestras operaciones y prácticas internas, cumpliendo con los más elevados estándares éticos y de transparencia de acuerdo con el artículo 20 y siguientes de las Instrucciones de la Unidad de Investigación Financiera de la Procuraduría General de la República. Oficina de la República para la Prevención del Lavado de Dinero y Activos, aprobado por el Acuerdo NO. 380 de la dicha Institución y publicado en el Diario Oficial nº 205, Volumen 433, de 27 de octubre de 2021.
Este Código de Ética fue aprobado por la Asamblea General de Accionistas de THE PLACE, S.A. DE C.V. (de aquí en adelante, EL LUGAR o la Empresa), que busca alcanzar y mantener una sólida reputación en el mercado de manera íntegra y responsable, entendiendo que el éxito de la Empresa depende de la confianza que, basados en ello, construimos día a día con nuestros empleados, clientes, proveedores, autoridades gubernamentales y cualquier otro tercero con quien interactuamos. Los principios generales que inspiran este documento son los principios éticos de la Empresa, el respeto por la ley, la responsabilidad por las acciones, la confidencialidad, la lealtad en las comunicaciones y la honestidad personal.
Los principales objetivos de este Código son:
Establecer las directrices o postulados de comportamiento ético, íntegro y transparente por los cuales se rigen la Empresa y sus directivos y colaboradores.
Proporcionar las directrices mínimas esenciales para que todas las relaciones establecidas se desarrollen dentro de un marco ético y transparente.
Garantizar la dignidad, la privacidad, la equidad, el respeto y la convivencia armoniosa y respetuosa en la Sociedad.
Definir responsabilidades y compromisos hacia terceros en el marco del cumplimiento de este Código de Ética.
2. ALCANCE
Este Código y todas las directrices de comportamiento que de él emanan son obligatorios para el personal de la Empresa - en todos los niveles - sus máximas autoridades, sus proveedores, clientes y cualquier persona física o jurídica que actúe en nombre de la Empresa y/o represente sus intereses y deben ser compartidos y aceptados expresamente por ese personal.
3. NUESTROS VALORES Y PRINCIPIOS
Nuestra misión es ser líderes en la industria de criptomonedas, reconocidos por nuestra competencia técnica, capacidad de innovación, integridad y excelente atención al cliente. Nuestros principios definen y orientan nuestro comportamiento y nos ayudan a tomar las mejores decisiones para cumplir nuestra misión.
4. COMPORTAMIENTO ILEGAL O ANTIÉTICO
Mantenemos altos estándares de ética y transparencia y no toleramos comportamientos que violen la ley o que no cumplan con las normas de este Código.
Animamos y esperamos que los directores, gerentes y empleados sean proactivos y obtengan asesoramiento cuando una situación plantee dudas sobre su legalidad y/o ética. Al mismo tiempo, esperamos que comuniquen de inmediato, a través de los canales correspondientes, cualquier conducta potencialmente ilegal o antiética al Director de Cumplimiento, Recursos Humanos o a quien corresponda, y que colaboren en las investigaciones internas apropiadas cuando sea necesario.
4.1. GESTIÓN DE CONFLICTO DE INTERESES
En términos generales, se entiende por conflicto de intereses cualquier situación en la que el colaborador participe en dos o más actividades o relaciones que, de alguna medida, sean incompatibles. Se incluyen aquí actividades, conductas o inversiones que puedan entrar en conflicto con su rol en la Empresa, o que puedan afectar negativamente su decisión o rendimiento en el trabajo, siendo los elementos de un conflicto de intereses los siguientes:
Una interferencia entre esferas de interés;
Diversas alternativas de comportamiento, dependientes de la propia decisión;
Aprovechar la situación para sí mismo o para tercero;
Omisión de deber legal, contractual o moral.
Debido a la imposibilidad de describir todos los posibles conflictos de intereses, THE PLACE confía en el compromiso, la transparencia, el buen juicio y la buena fe de sus administradores, gerentes y colaboradores, como elemento fundamental para la gestión de sus asuntos personales y profesionales y especialmente para la gestión de situaciones que involucren conflictos de intereses.
Para fines prácticos y meramente ilustrativos, se describen las siguientes situaciones que generan conflicto de intereses:
Constituir o operar a título personal sociedades o negocios que desarrollen actividades similares a las de la Empresa o ser socio, empleado, administrador o asesor de las mismas, excepto en caso de cumplimiento de instrucciones dadas por EL LUGAR.
Ser o actuar como socio, empleado, administrador o asesor de empresas clientes o proveedoras de THE PLACE, cuando el empleado forme parte del área que dentro de la Empresa administra decisiones relacionadas a tales clientes o proveedores. Lo anterior, salvo que involucre el cumplimiento de instrucciones dadas por EL LUGAR, o de su autorización.
Invertir personalmente en una empresa, si tal inversión puede afectar o parecer afectar, su capacidad de tomar decisiones imparciales y objetivas en relación a negocios relacionados con THE PLACE.
Participar o realizar negocios en los que la contraparte sea THE PLACE y en los cuales el administrador o empleado tenga interés personal o familiar. Asimismo, participación en empresas que hayan establecido o pretendan establecer negocios con THE PLACE.
Realizar actividades por cuenta propia o a través de intermediario con interés personal o de terceros, que impliquen competencia con THE PLACE o cualquier empresa de su grupo.
Realizar o participar en decisiones de adquisición, contratación o inversión de bienes de la Sociedad, cuando el trabajador, su cónyuge o familiares, o sociedades en las que tenga participación en el capital social, sean los proveedores del respectivo bien.
La apariencia de un conflicto de intereses puede muchas veces ser tan perjudicial como un conflicto real, ya que genera un efecto negativo en la transparencia, la justicia y la buena fe que deben caracterizar las relaciones comerciales, por lo que estas están directamente relacionadas con cuestiones eminentemente éticas que pueden o no tener consagración legal. Antes de involucrarse en cualquier actividad o participar en cualquier transacción que pueda dar lugar a un conflicto, debe ejercer el buen juicio.
En caso de conflicto de intereses (real, potencial o aparente), la regla general a aplicar es “informar y abstenerse”. Esto significa que:
En primer lugar, todos los directivos, gerentes y colaboradores son conscientes y aceptan su deber de informar de inmediato a su superior en caso de que se encuentren, o razonablemente esperen estar, en una situación en la que tengan o puedan llegar a tener un conflicto de intereses.
En segundo lugar, debe abstenerse de participar en cualquier decisión tomada por la Empresa que pueda verse afectada por el conflicto de intereses y/o que afecte o pueda afectar específica o sustancialmente a la Empresa o a un socio comercial (o potencial socio) de la empresa.
Los colaboradores deben informar y/o consultar al Director de Cumplimiento si surge un conflicto de intereses, o si tienen alguna duda sobre si la situación o transacción presenta un conflicto de intereses real o aparente.
4.2. CORRUPCIÓN
Estamos totalmente comprometidos en la lucha contra la corrupción. Garantizamos el cumplimiento de las regulaciones anticorrupción salvadoreñas, así como en otros países donde la Empresa o el grupo opera actualmente o en el futuro.
Ningún empleado o funcionario puede hacer o ofrecer pagos, dinero o cosas de valor a un individuo (incluyendo Agente o Funcionario Público), empresa u organización, en cualquier país, directa o indirectamente, como soborno o con el objetivo de obtener indebidamente un beneficio o trato preferencial para la Compañía.
De acuerdo con la legislación de diversas jurisdicciones, incluyendo, entre otras, la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) de los Estados Unidos, el Código Penal salvadoreño es considerado delito (que puede resultar en encarcelamiento y multas sustanciales) efectuar pagos de este tipo a los funcionarios públicos. La política de la Empresa tiene un alcance más amplio y debe aplicarse independientemente de si el pago o uso es legal de acuerdo con las leyes de un país determinado. Garantizamos el cumplimiento de las leyes anticorrupción de cada uno de los países en que operamos.
Los empleados y funcionarios deben abstenerse de efectuar pagos ilegales, además evitar involucrarse en cualquier actividad o conducta que pueda dar lugar a la apariencia o sospecha de que están involucrados en este tipo de práctica.
Está prohibido hacer, autorizar, prometer u ofrecer pagos, regalos, donaciones, dinero o cualquier cosa de valor a funcionarios públicos de cualquier país, directamente o por medio de terceros, con el fin de influenciar indebidamente su conducta o decisiones u obtener otras ventajas relacionadas para obtener o mantener negocios.
La hospitalidad habitual y razonable de pequeñas empresas para clientes o proveedores ligados al gobierno no será prohibida, siempre que no sea ilegal y no tenga la intención o apariencia de ser realizada para beneficio indebido. Incluso estas atenciones empresariales deben evitarse si su contexto o naturaleza pueden suscitar dudas sobre su legitimidad. Estos servicios incluyen, entre otros, regalos, comidas de negocios, invitaciones a eventos y otros gastos relacionados con una relación comercial. En caso de duda si el servicio comercial puede ser considerado una actividad prohibida, el directivo o colaborador deberá consultar al Director de Cumplimiento para ese fin.
Los llamados “pagos de facilitación” (pagos de pequeño valor a un funcionario público para agilizar o garantizar la conclusión de una “acción gubernamental de rutina”) están prohibidos.
Es importante que cualquier duda relacionada con la lucha contra la corrupción sea discutida con el área legal y/o con el Director de Cumplimiento, antes de que se realice un pago o acción que pueda ser considerada una violación de esta política o de una ley aplicable.
En el mismo sentido, prohibimos terminantemente la utilización de fondos, recursos o bienes corporativos para apoyar partidos políticos o candidatos a cualquier cargo, salvo que previamente aprobado por la administración de la Compañía.
Cualquier presión, directa o indirecta, que restrinja el derecho de cualquier empleado de decidir si, a quién, en qué circunstancias y en qué valor hará una contribución política personal o prestará servicios a un candidato o comité político también está en contra de nuestro Código, siempre que eso esté permitido por las leyes aplicables. Los empleados y funcionarios son libres de adherirse, apoyar, contribuir o promover cualquier partido político, candidato o causa que elijan. Sin embargo, al hacer declaraciones políticas públicas en referencia a la afiliación de un ejecutivo o empleado, la mención a su relación con la Empresa debe evitarse y, en cualquier actividad política personal, debe quedar claro que no están representando a la Empresa ni utilizando recursos de la Empresa.
4.3. ARMAS, DROGAS Y BEBIDAS ALCOHÓLICAS
Por ninguna razón se permiten armas de ningún tipo en el lugar de trabajo, ni se tolerará ningún nivel de violencia en el lugar de trabajo o en cualquier otro lugar relacionado con el trabajo.
Con el compromiso de cuidar la salud, seguridad y productividad de los colaboradores, THE PLACE considera inaceptable, y por tanto prohíbe, el consumo de psicotrópicos, alcohol y drogas ilícitas durante el desarrollo de las actividades laborales y/o dentro de sus instalaciones. Tampoco podrá ingresar a las instalaciones de la empresa bajo el efecto de dichas sustancias, ni poseerlas, distribuirlas y/o comercializarlas.
4.4. DISCRIMINACIÓN, ACOSO Y BULLYING
Para THE PLACE es fundamental mantener un ambiente de trabajo positivo, promoviendo el crecimiento de los colaboradores, fomentando la relación profesional y evitando conductas contrarias a los valores de la Empresa. En este sentido, estamos comprometidos con respetar a las personas y los derechos humanos, promoviendo la diversidad y la inclusión.
Estamos fielmente comprometidos con la igualdad de oportunidades en todos los aspectos relacionados con el empleo y las relaciones comerciales. Para esto, promovemos el desarrollo y la valoración del talento y el compromiso con la práctica diaria de nuestros principios culturales. Trabajamos arduamente para evitar la discriminación y todos los prejuicios que puedan interferir en las decisiones y evaluaciones de carrera de nuestros colaboradores. Valoramos la diversidad en el trabajo y obtenemos beneficios de ella en nuestros negocios, logrando tener el mayor número de opiniones diversas para ser más asertivos y conscientes.
No toleramos ningún tipo de discriminación o acoso. Las prácticas de acoso y discriminación incluyen, entre otras, comentarios despectivos u ofensivos sobre características raciales o étnicas, discriminación por sexo, lengua, religión, orientación sexual, opinión política o cualquier otra, origen nacional o social, posición económica, nacimiento, estado civil, edad, capacidad física o mental diferente, condiciones clínicas y acercamientos o avances de naturaleza sexual no consensuados.
5. PRINCIPIOS Y REGLAS ÉTICAS FUNDAMENTALES
5.1. DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS
La Empresa exige que todos sus colaboradores cumplan estrictamente las reglas detalladas en este Código de Ética. De igual manera, se espera que todos los miembros de la Empresa cumplan la regulación aplicable a las actividades que desarrollan. Es intención de la administración de la Compañía cumplir y hacer cumplir rigurosamente las normas que conforman este Código.
Si lo considera necesario, la administración podrá alterar cualquiera de los reglamentos que conforman este Código.
5.2. RESPONSABILIDADES DEL EMPLEADO
La reputación de THE PLACE depende de la conducta y los valores de sus colaboradores. Por tanto, los empleados deben seguir los siguientes principios:
5.2.1. PRINCIPIOS GENERALES
Estar familiarizado totalmente con las Políticas, Normas y Procedimientos actuales y revisarlos periódicamente.
Ser sensible a las situaciones que puedan causar acciones inadvertidas de su parte o de otros empleados que puedan dar la apariencia o violar directamente las Políticas Corporativas o cualquier ley o reglamento aplicable.
Asegurarse de que los manuales de función, políticas, normas y procedimientos estén dentro de lo establecido por las Políticas Corporativas e incluyan cuestiones éticas específicas a su actividad.
Ayudar a otros empleados a mantener los más altos estándares éticos.
Mantener un ambiente de trabajo que le permita cumplir con sus responsabilidades, de acuerdo con lo que establecen las Políticas Corporativas.
Buscar asesoramiento sobre cuestiones éticas con su supervisor.
Salvaguardar siempre los activos de la Empresa, activos tangibles e intangibles.
Utilizar las herramientas y otros activos de THE PLACE para sus tareas en la Empresa sin utilizarlos para uso personal.
5.2.2. RELACIONES CON CLIENTES Y USUARIOS
El servicio debe brindarse a los clientes y usuarios con cortesía y eficiencia, ofreciendo información clara y precisa; respetando así sus derechos bajo los reglamentos de protección del consumidor y del usuario, incluyendo, sin limitación, las disposiciones de la Ley del Consumidor y sus Reglamentos, sus modificaciones y reglamentos, así como cualquier otro reglamento que imponga deberes adicionales a favor de los consumidores y usuarios.
5.2.3. RELACIONES CON INVERSIONISTAS Y ACREEDORES
Los inversionistas y acreedores de la empresa deben recibir información veraz, completa, transparente y oportuna, que les permita comprender las actividades y el desempeño de THE PLACE. En todos los casos, debe proporcionarse tratamiento igualitario a todos los inversionistas y acreedores de la empresa, sin privilegios de acceso a información de cualquier tipo.
5.2.4. RELACIONES CON EL SECTOR PÚBLICO
THE PLACE manifiesta su neutralidad política y se compromete a cumplir fiel y respetuosamente todas las obligaciones legales y reglamentarias - sean estas nacionales, provinciales o municipales - a las que esté sujeta en virtud de su actividad. En ningún caso THE PLACE podrá realizar ningún tipo de contribución, directa o indirecta, destinada a financiar partidos políticos, campañas políticas o cualquier organización o iniciativa gubernamental.
Transparencia, honestidad e integridad son los principios rectores de cualquier relación que cualquier empleado de THE PLACE mantenga con cualquier Funcionario Público. En este sentido, THE PLACE reafirma su compromiso de cumplir todas las normas anticorrupción aplicables, sean estas locales o extranjeras; establecer una política de “tolerancia cero” respecto a cualquier acto de corrupción o soborno que pueda surgir dentro de la organización.
5.2.5. RELACIONES CON MEDIOS, REDES SOCIALES Y PRENSA
THE PLACE designará un responsable dentro de la organización que canalice las relaciones con los medios de comunicación y prensa, y que administre las redes sociales de la empresa, con quien deberá mantener una relación cordial y ofrecerles información adecuada, precisa y veraz relacionada con THE PLACE, respetando siempre la confidencialidad de determinada información de la empresa.
Ningún empleado, con excepción de aquellos designados para esos fines por THE PLACE, estará autorizado para proporcionar a cualquier medio de comunicación o prensa y/o publicar información en cualquier red social, responder preguntas o dudas, conceder entrevistas o publicar cualquier tipo de información vinculada directa o indirectamente con EL LUGAR. De igual manera, ningún colaborador podrá participar en ningún evento corporativo o profesional - sean estos presenciales o virtuales - como orador o expositor en nombre y representación de THE PLACE sin tener autorización previa de la empresa.
5.2.6. RELACIONES CON LA COMUNIDAD Y EL MEDIO AMBIENTE
THE PLACE promueve su integración con la comunidad, con dedicación y espíritu de servicio, actuando con compromiso y responsabilidad. Así, THE PLACE canalizará su compromiso con el progreso y el bienestar de las comunidades con las que interactúa, a través de la implementación de un programa de Responsabilidad Social Corporativa.
Por su parte, THE PLACE se compromete a realizar sus actividades de manera de minimizar los impactos ambientales negativos y alcanzar un alto nivel de seguridad en sus procesos, instalaciones y servicios; prestando especial atención a la protección de sus colaboradores, de los grupos de interés y de la comunidad donde actúa; garantizando el cumplimiento permanente de todas las normas y requisitos ambientales, de salud, seguridad e higiene.
En cualquier caso, todos los colaboradores de THE PLACE, independientemente de su posición o ubicación geográfica, deben cuidar de su propia seguridad, cumpliendo las medidas de prevención adoptadas en cada caso y deben contribuir a la seguridad de los demás y a la protección del ambiente. Asimismo, todos los colaboradores deben conocer los efectos de los productos y procesos que manejan, prestando especial atención a la seguridad y al efecto ambiental en el consumo, uso y manejo de los productos para que, a lo largo de su ciclo de vida, permitan un uso seguro y sin efectos en la salud.
5.3. TRATAMIENTO DE EMPLEADOS
EL LUGAR exige que todos sus miembros se traten con respeto y de manera que cumpla con todas las normas que conforman este Código y todas las leyes y regulaciones aplicables. Todos los empleados deben prevenir la discriminación, el acoso, el bullying, la intimidación y la represalia en el trabajo.
En caso de que un integrante de la Empresa tenga conocimiento de algún problema de seguridad real o potencial o tenga alguna preocupación al respecto, deberá comunicar inmediatamente a su jefe, a Recursos Humanos, al área legal o al Director de Cumplimiento.
5.4. POLÍTICAS DE INDEPENDENCIA
Como regla general, THE PLACE no puede afirmar que proporciona servicios de asesoramiento o administración de inversiones para clientes o administra fondos en forma independiente si, de hecho, tiene alguna relación, acuerdo o interés que pueda afectar la independencia de cualquier involucrado en cualquiera de esos servicios prestados.
Para afirmar esto, la Compañía debe adoptar una política de independencia que requiera que el personal de la Compañía que presta servicios, o que tenga información al respecto, desestime cualquier otra actividad empresarial o relación personal, acuerdo o interés que pueda influir en sus decisiones empresariales o su consejo. Cada área operacional y todo el personal de la Empresa en cada área operacional deben aceptar que sus decisiones deben ser tomadas independientemente de cualquier otro interés para que operen de manera eficaz e independiente en sus respectivas áreas de actuación.
La separación de funciones se logra a través de estructuras de gestión que resultan en la toma de decisiones operacionales en una determinada área operativa sin el conocimiento y sin tener en cuenta los deseos, intenciones, intereses o información confidencial poseída por cualquier parte o área operativa en conflicto.
5.5. CONFIDENCIALIDAD
La confidencialidad es un principio fundamental de nuestra actividad. Es imperativo que directores, gerentes y empleados mantengan la confidencialidad de la información relacionada con las operaciones de la Empresa que no sea pública o que no haya sido legalmente llevada al conocimiento de inversionistas, competidores, clientes, proveedores y otras informaciones recibidas por la Empresa de un cliente o proveedor para un propósito comercial expreso. Esto incluye los datos personales de los usuarios del sitio, destacando que para este tipo de datos los responsables, gestores y colaboradores tienen la obligación legal de no divulgación. Se aplica con igual fuerza a las comunicaciones orales o informales y a la información escrita, impresa, electrónica o generada por computador.
Serán consideradas Informaciones Confidenciales: cualquier información que no sea de conocimiento público y que sea utilizada, desarrollada u obtenida por la Empresa, incluyendo, pero no limitándose a, (i) información, procedimientos y datos obtenidos por el empleado durante la prestación de servicios a la Empresa relativos a los negocios o asuntos de la Sociedad, (ii) productos o servicios, (iii) costos y estructuras de precios, (iv) análisis, (v) métodos comerciales y contables (vi) software de computador, incluyendo documentos operativos de sistemas, solicitudes y listas de programación, (vii) organigramas, manuales y documentación, (viii) todos los métodos, procesos, tecnología y secretos comerciales de desarrollo de productos y software, (ix) datos personales, y (x) toda la demás información similar y relacionada, de cualquier forma.
El término Informaciones Confidenciales, para los fines de este Código, no incluye datos o información que: (a) ya eran de conocimiento legal del director, gerente y/o empleado en el momento en que tales informaciones fueron divulgadas; (b) fuera de conocimiento del público en general y/o (c) hubiera autorización por escrito de autoridad competente de la Compañía, permitiendo la divulgación de las Informaciones Confidenciales.
Todos los documentos, registros, memorandos y cualquier material escrito (y todas las copias de los mismos), sea en formato físico o digital, son propiedad exclusiva de la Empresa y deben ser inmediatamente devueltos a la Empresa tras la finalización del vínculo laboral o comercial.
Los directivos, directores y colaboradores están obligados a mantener la máxima confidencialidad y sigilo respecto a las informaciones confidenciales a las que accedan en virtud de sus funciones; utilizarlas única y exclusivamente para cumplir sus obligaciones laborales o contractuales; observar y adoptar medidas de seguridad razonables para proteger la confidencialidad, el sigilo y la integridad de los datos personales; y no transferirlos o divulgarlos en ningún caso a terceros, excepto a Empresas vinculadas a la Compañía, personas que hayan firmado acuerdos de confidencialidad autorizados por el área legal, auditores, profesionales vinculados a la confidencialidad por sigilo profesional y autoridades competentes.
La obligación de los directores, gerentes y empleados de mantener la confidencialidad de las Informaciones Confidenciales permanecerá en vigor desde la aceptación del Código (extendiéndose a las Informaciones Confidenciales recibidas antes de la firma de este Código), y permanecerá en vigor por tiempo indefinido, incluso después de la extinción del vínculo laboral. De igual manera, la Compañía podrá celebrar contratos de confidencialidad independientes con sus directores, gerentes y empleados si lo considera apropiado.
5.6. CUMPLIMIENTO CON LA LEY
Los empleados de THE PLACE no pueden realizar ninguna acción, sea a título personal o en nombre de la Empresa, que viole ninguna ley, reglamento o política interna.
Los colaboradores de THE PLACE no están autorizados a colaborar conscientemente con terceros en la violación de cualquier ley, ni a participar en acciones que comprometan el respeto por el principio de legalidad. Si la Compañía toma conocimiento, por cualquier medio, de que algún colaborador o proveedor esté involucrado en proceso criminal o en algún procedimiento administrativo de órgano de control, podrá exigir los esclarecimientos e informaciones que considere necesarios.
5.8. PREVENCIÓN LP/FT
La Empresa está totalmente comprometida con la lucha nacional e internacional contra el Lavado de Dinero y el Financiamiento del Terrorismo (LP/FT). En este sentido, la Empresa se opone a cualquier acción u omisión que pueda facilitar cualquier actuación relacionada con dichos delitos y, por ese motivo, ha implementado un mecanismo robusto de prevención, detección y mitigación de estos riesgos, aplicable tanto a sus clientes, como para sus proveedores, empleados y terceros relacionados. Este sistema está descrito íntegramente en el Manual LP/FT de la Empresa, que está en conformidad con las normas legales salvadoreñas e internacionales para ese fin.
Este documento, junto con este, es obligatorio y debe ser debidamente leído y comprendido por los empleados de THE PLACE, que en todo momento tienen la posibilidad de consultar el Área de Cumplimiento y Recursos Humanos para entender cómo conducir sus conductas relacionadas con este tipo de delito con base en los daños que traería al LUGAR y en las sanciones a las que podrá ser responsabilizado quien incumpla estas reglas.
De igual manera, THE PLACE forma anualmente todo su personal en prevención de riesgos de LP/FT de acuerdo con su plan de formación internacional debidamente aprobado y replicado en El Salvador.
5.9. PREVENCIÓN DE OTROS DELITOS
Cualquier acto que pueda parecer ilegal relacionado con THE PLACE será investigado sin demora por empleados autorizados. Si sospecha que ha ocurrido un acto ilegal, el empleado debe proporcionar esa información a su superior inmediato, al Departamento de Recursos Humanos o al Director de Cumplimiento.
La comprobación de que un empleado o proveedor ha cometido acto ilícito contra la Empresa, sus clientes, proveedores o terceros, o que realizó registros contables falsos o engañosos con el objetivo de eludir controles, en beneficio propio, de terceros o de THE PLACE resultará en las medidas disciplinarias descritas en este Código y en el Reglamento Interno de Trabajo, según aplique. Además, si es necesario, se notificará a las autoridades correspondientes para que puedan tomar las medidas oportunas.
5.10. RECURSOS INFORMÁTICOS Y DE COMUNICACIÓN
El empleado debe cumplir lo siguiente:
Entender que el código de acceso a la red, los sistemas y el correo electrónico son confidenciales y de uso exclusivo de los responsables de su correcto uso.
Asumir que todas las operaciones que realice, a través de cualquier ordenador y/o función habilitada con contraseña, permanecen bajo su responsabilidad al momento de la firma de este documento.
Reconocer que el envío de mensajes a través de terminales utilizando la contraseña de otro usuario será considerado una ofensa grave. Esta falta será imputable al usuario que lo use de manera incorrecta, así como al usuario que permita su uso voluntariamente o a través de su control negligente.
Aceptar que la Empresa puede revocar el acceso a los sistemas (incluyendo correo electrónico e Internet) en cualquier momento sin aviso previo.
Comprometerse a mantener estricta confidencialidad respecto a los datos a los que tiene acceso en virtud de su entrada y operación en los sistemas en los que esté habilitado. El compromiso de confidencialidad subsistirá incluso después de la cesación de operaciones o cuando deje de prestar servicios a la Institución.
Reconocer y aceptar que, incluso después de asignado el correo electrónico para el desempeño de sus tareas, la titularidad del mismo corresponde a EL LUGAR, independientemente de que el nombre del colaborador pueda figurar y aún cuando su uso implique la introducción de una contraseña privada.
Utilizar herramientas de correo electrónico e Internet exclusivamente para el cumplimiento de sus tareas laborales y, eventualmente, otras tareas que la Empresa expresamente autorice.
Reconocer y aceptar que la Empresa podrá implementar herramientas automáticas de control del uso del correo electrónico, del uso de Internet y de los softwares instalados en el lugar de trabajo, con el objetivo de proteger la red informática del LUGAR y la información que esta contiene. confidencialidad, integridad y disponibilidad.
Aceptar que los programas que pueda desarrollar en el cumplimiento de sus funciones, así como las actualizaciones y/o modificaciones que pueda realizar en los programas existentes, son propiedad exclusiva de THE PLACE, incluyendo los derechos de propiedad intelectual que les son inherentes, aún cuando no se trate de su tarea específica o su puesto de trabajo.
En ninguna circunstancia se podrá utilizar o instalar software no autorizado o software para el cual no exista licencia válida en los equipos proporcionados por THE PLACE.
5.11. USO Y PROTECCIÓN DE ACTIVOS
Los colaboradores serán responsables de la protección de todos los bienes de THE PLACE que les sean confiados en relación a su trabajo, así como de los bienes de la empresa; teniendo que protegerlos y utilizarlos con la diligencia y responsabilidad que cada persona observaría en relación a su propia propiedad. Los bienes, dinero, suministros u otros recursos de EL LUGAR no deben ser utilizados para fines privados o beneficio personal.
Todos los empleados deben ser responsables de cualquier daño o pérdida causada a la propiedad de THE PLACE por su culpa. Estas disposiciones aplicarán tanto en relación a los bienes físicos o materiales como a las informaciones y propiedad intelectual, que solo podrán ser utilizadas para la realización de las actividades normales de EL LUGAR y para fines autorizados.
5.12. INFORMACIÓN PRIVILEGIADA
Los colaboradores serán responsables de la información que posean y de su confidencialidad según los arts. 23 y 24 del Reglamento de Proveedores de Servicios de Activos Digitales, de la Comisión de Activos Digitales. Por ese motivo, el Manual de Buena Fe e Integridad de Mercado abordó este tema de manera detallada.
Las prohibiciones y obligaciones relacionadas con este tema se explican allí.
6. SANCIONES DISCIPLINARIAS
En los casos en que los empleados de THE PLACE no cumplan con las reglas de conducta establecidas en este Código de Ética, así como en cualquiera de sus manuales y/o procedimientos, dicha situación será escalada por el superior jerárquico del referido empleado o a otro empleado. Recursos Humanos para fines de evaluación de las medidas correctivas y/o imposición de sanciones correspondientes, las cuales serán efectivamente contempladas en su Reglamento Interno de Trabajo.
Para tal fin, Recursos Humanos realizará una investigación interna de forma de averiguar la existencia del hecho denunciado y, si se confirma, tendrá en cuenta la gravedad de la infracción cometida, sus implicaciones en la reputación y/o responsabilidad de EL LUGAR, de sus directivos y gerentes, de la antigüedad del colaborador, de la reincidencia de infracciones y de la existencia o inexistencia de sanciones anteriores para la determinación de la sanción aplicable.
Según lo regulado por el Código del Trabajo y por el Reglamento Interno del Trabajo, las sanciones posibles pueden ser conjunta e indistintamente las siguientes:
Llamada de atención;
Amonestación verbal;
Amonestación escrita registrada en el expediente del empleado;
Suspensión sin remuneración;
Despido.
Sin perjuicio de ello, en aquellos casos que corresponda según las normas regulatorias aplicables y/o el Código Penal y demás leyes penales, se evaluará con la gerencia general si corresponde realizar una denuncia penal, cuando tenga razones suficientes para entender que la infracción pueda constituir um delito.
7. QUEJAS
Tenemos una línea de denuncia anónima y confidencial para empleados, gerentes, funcionarios y terceros denunciar comportamientos ilegales o antiéticos. Algunos ejemplos de quejas que pueden hacerse:
Robo o desviación de fondos u otros activos de la Empresa
Fraude en transacciones comerciales o contables
Suministro de información financiera fraudulenta
Problemas irregulares de contabilidad o auditoría
Abuso de activos o recursos pertenecientes a la Empresa
Manejo erróneo o malversación de fondos de la Sociedad
Falsificación o destrucción de registros y documentos de la Empresa
Conflictos de intereses o soborno
Uso indebido de información confidencial o privada (información no pública)
Acoso sexual u otros tipos de acoso
Discriminación
Cualquier otra conducta antiética, contraria a las buenas costumbres, a los principios de este código o de la ley.
Las quejas deberán hacerse por correo electrónico y los motivos de la presentación deberán explicarse cuidadosamente, adjuntando toda la documentación disponible que respalde las denuncias.
Una vez hecha una denuncia, será analizada e investigada por el Director de Cumplimiento. Si las alegaciones se corroboran, se emitirá un informe y se recomendarán medidas correctivas para remediar el caso o corregir las irregularidades que permitieron su ocurrencia. El Oficial de Cumplimiento comunicará los hechos reportados y una recomendación de acción a la administración, y esta adoptará una decisión final y definirá las medidas correctivas correspondientes.
Prohibimos expresamente la represalia por denuncias de conducta inapropiada hechas por un ejecutivo, gerente o empleado actuando de buena fe. Cualquier tipo de represalia contra una persona por haber intentado denunciar, haber denunciado o haber auxiliado a un denunciante o proporcionado información para una investigación interna está prohibido y puede ser denunciado a través del mismo sistema de denuncia.
8. MODIFICACIONES Y EXCEPCIONES AL CÓDIGO
Cada directivo, gerente y empleado se compromete a cumplir y respetar todas las políticas internas de la Empresa y a cumplir las disposiciones que modifiquen o complementen esas políticas, las cuales serán notificadas por correo electrónico o cualquier otro medio y se considerarán incorporadas a este documento. Código. Las excepciones a las disposiciones de este Código se harán únicamente según lo permitido por la ley. Si lo exige la ley, las excepciones deberán ser autorizadas por la administración.
Al mismo tiempo, aunque este Código brinda amplias orientaciones sobre el comportamiento individual o empresarial esperado de todos los empleados de THE PLACE, no contempla exhaustivamente todas las situaciones posibles a considerar. Por tanto, este Código no sustituirá en ningún caso la responsabilidad continua de cada uno de los empleados de THE PLACE de aplicar el buen juicio y el mejor criterio para determinar si el comportamiento es correcto o reprensible de acuerdo con la Estructura Regulatoria y el espíritu del Código.
Si fuera necesario realizar modificaciones en este Código, se informará a los directores, gerentes y empleados, y las versiones actualizadas se publicarán en el sitio web de la Compañía.
9. REGISTRO DE ALTERACIONES
APÉNDICE I -DECLARACIÓN DE LECTURA Y ACEPTACIÓN
LECTURA Y ACEPTACIÓN DEL CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA
Declaro bajo juramento que recibí, leí y comprendí íntegramente el Código de Ética y Conducta de THE PLACE, S.A. DE C.V. (el "Código" y "EL LUGAR", respectivamente).
En ese sentido, reafirmo expresamente mi compromiso de:
Cumplir todas las disposiciones contenidas en el Código, incluyendo todas las obligaciones y responsabilidades que me corresponden en mi calidad de empleado de THE PLACE.
Aplicar las directrices y principios de conducta establecidos en el Código respecto a cualquier situación que no esté expresamente contemplada en él.
Reportar de buena fe cualquier situación que constituya violación real o potencial de las disposiciones de este Código y/o de la reglamentación aplicable y/o de cualquier otra política de EL LUGAR, utilizando los Canales de Denuncia y Consulta.
Colaborar en la promoción y fomento de una cultura de cumplimiento y adhesión al Código en la organización y en el entorno laboral.
Participar en todas las actividades de capacitación organizadas por THE PLACE en relación a cualquier tema asociado al Código y/o al Programa de Cumplimiento.
Negocios: ________________________
Esclarecimiento: ____________________
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